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¿Qué debo atender primero  lo urgente o lo importante?

Es difícil para una persona desorganizada distinguir entre una tarea urgente y una importante.

Aprende la diferencia para que empieces a funcionar más productivamente

Atiende primero prioridades

Tenemos muchas actividades y pendientes que resolver y si no lo hacemos organizadamente, lo más seguro es que muchos de ellos tendremos que atenderlos de manera urgente por no haberlos resuelto a tiempo.

El problema de las personas que no logran cumplir con sus metas es que  se enfocan en lo urgente, y esto les absorbe demasiado tiempo impidiéndoles atender lo importante. Las cosas urgentes no son importantes, pero se vuelven prioritarias si no las resuelves cuando debes hacerlo. Nuestro valioso tiempo debe estar siempre enfocado en las cosas que son más importantes para nosotros, no en las tareas rutinarias que hay que cumplir para que todo funcione mejor en nuestra vida. Pero, ¿cómo distinguimos un pendiente importante de uno urgente?

Pendientes importantes

Pueden ser tareas o actividades que tienen que ver con un proyecto importante para cualquier área de tu vida, como un proyecto de un negocio, un evento importante ya sea para tu trabajo o familiar, una meta que quieres lograr.

Pendientes urgentes

El pago de la tarjeta de crédito que no hiciste a tiempo, olvidar tareas que tenías que realizar dentro de cierta fecha, no hacer el pago de la hipoteca o del auto cuando correspondía, no planear las tareas de un proyecto para atenderlas en su momento.

Si nunca permites que una tarea rutinaria se convierta en “urgente”, atendiéndola en su momento oportuno, te quedará un tiempo precioso para dedicarlo a las cosas más importantes para ti, tu familia, hogar y trabajo.

Clasificar los asuntos urgentes e importantes

Uno de los métodos de mayor reconocimiento en la práctica es el de los cuatro cuadrantes de Stephen Covey (“Los Siete Hábitos de la Gente Altamente Efectiva”). Bajo ese esquema, toda tarea, riesgo o problema es categorizado en alguno de los siguientes cuatro cuadrantes:

  • Cuadrante 1: Importante y urgente: Crisis, Fechas topes, Fuegos,
  • Cuadrante 2: Importante pero no urgente: Planificación, prevención, Relaciones, Mejoras continuas
  • Cuadrante 3: No importante pero urgente: Interrupciones, distracciones, llamadas, consultas
  • Cuadrante 4: No importante y no urgente: actividades de escape, actividades de otros.

importante urgente

Según Covey, la gente altamente efectiva se enfoca en trabajar sobre el cuadrante 2, y que el hacer esto reducirá el tiempo invertido en los demás cuadrantes.

Tiene mucho sentido, porque si se hace énfasis sobre los asuntos importantes, estos nunca se harán urgentes y entonces, al no tener que estar apagando fuegos constantemente, se dispondrá de más tiempo para delegar y hacer seguimiento de los asuntos no importantes pero urgentes, así como de manejar las expectativas de los involucrados para descartar los asuntos no importantes ni urgentes.

Comienza por ponerte al día en todos los pendientes que tienes urgentes.

Haz una lista de ellos, ordénala por prioridades y ve resolviendo los que anotaste en los primeros lugares, haz esto siempre y lograrás ponerte al día de lo que tengas atrasado. Después sigues haciendo tu lista de pendientes, pero ya no habrá urgentes porque todos los tendrás bajo control.

Cuando organices tus actividades del día, enfócate siempre en lo más importante primero, decide qué acciones tomarás la siguiente semana de tus metas y proyectos importantes y después elige las tareas rutinarias que podrás resolver antes o después de las importantes, cuidando siempre el orden y el control para atenderlas a tiempo.

Esta es la clave para mantenerse avanzando siempre hacia las metas que estás intentando alcanzar.

Con esta sencilla regla garantizas el término exitoso de cualquier proyecto bien planeado, logrando al mismo tiempo el control de las cosas que te rodean y que no deseas que se atrasen.

De igual manera si no haces un buen plan de trabajo para atender con anticipación cualquier proyecto que te propongas, lo que sería fácil de resolver en el momento apropiado, se convierte en una  urgencia que hay que atender de inmediato, dejando a un lado lo importante.

Estas son recomendaciones muy importantes para que estés bien organizado y logres el control de tus pendientes y proyectos en todas las áreas de tu vida.

Conclusión

En resumen, un método simple a aplicar en nuestro día a día pudiera ser:

  • Clasificar todos los días todas las tareas por hacer con su importancia y urgente.
  • Enfocar esfuerzos en las actividades importantes y no urgentes.
  • Si alguna actividad importante se hace urgente, aplicar todo el esfuerzo en resolverla lo antes posible.
  • Delegar actividades no importantes pero urgentes, evaluar la causa raíz de porque no se atendieron antes de hacerse urgentes.
  • Delegar actividades no importantes ni urgentes, haciendo seguimiento en caso que cambien de clasificación

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